Steuererklärung für Selbstständige: Welche Ausgaben mindern die Steuerlast?

Selbstständige haben viele steuerliche Möglichkeiten, um ihre Abgaben zu optimieren – wenn sie die richtigen Posten ansetzen. In diesem Beitrag zeigen wir, welche Kosten sich steuerlich absetzen lassen, welche Besonderheiten für Selbstständige gelten und wie typische Fehler vermieden werden.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Welche Ausgaben können Selbstständige absetzen?
3. Besondere Steuerregeln für Selbstständige
4. Steuerliche Fallstricke vermeiden
5. Fazit

Das Wichtigste in Kürze

• Betriebsausgaben senken den steuerpflichtigen Gewinn.
• Auch Fahrtkosten, ein häusliches Arbeitszimmer und Versicherungen sind absetzbar.
• Steuerpflichten wie Umsatzsteuer oder Gewerbesteuer hängen von der Tätigkeit ab.

Welche Ausgaben können Selbstständige absetzen?

• Betriebsausgaben: Hierzu zählen unter anderem Büromaterial, Telefon- und Internetkosten, Fachliteratur sowie Bewirtungskosten bei Geschäftsterminen.
• Fahrtkosten: Fahrten zu Kunden und Kundinnen oder Geschäftspartnern und -partnerinnen lassen sich über die Kilometerpauschale oder durch Nachweis tatsächlicher Kosten geltend machen.
• Arbeitszimmer: Wird ein Raum ausschließlich beruflich genutzt, kann das Arbeitszimmer anteilig abgesetzt werden.
• Versicherungen: Berufsbedingte Versicherungen wie eine Berufshaftpflicht oder eine Rechtsschutzversicherung sind steuerlich abziehbar.
• Investitionen und Abschreibungen: Hochpreisige Anschaffungen wie Computer, Maschinen oder die Büroeinrichtung werden über mehrere Jahre abgeschrieben – das entlastet jährlich die Steuer.

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Besondere Steuerregeln für Selbstständige

Selbstständige unterliegen eigenen steuerlichen Rahmenbedingungen, die von abhängig Beschäftigten abweichen. Dazu gehört etwa die Entscheidung, ob die Kleinunternehmerregelung angewendet wird oder ob Umsatzsteuer abzuführen ist.

Die Kleinunternehmerregelung greift, wenn bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. Dann entfällt die Pflicht zur Umsatzsteuerabgabe, was die Buchführung vereinfacht. Wird diese Grenze überschritten, entsteht Umsatzsteuerpflicht. Das bedeutet: Auf Rechnungen muss Umsatzsteuer ausgewiesen und regelmäßig an das Finanzamt abgeführt werden. Im Gegenzug können Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden.

Je nach Tätigkeit kann außerdem Gewerbesteuerpflicht bestehen. Freiberufler und -beruflerinnen wie etwa Designer und Designerinnen, Heilberufler und -beruflerinnen oder beratende Berufe sind in der Regel davon befreit. Zur Gewinnermittlung reicht für viele Selbstständige die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus. Diese einfache Methode stellt Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Wer bilanzierungspflichtig ist – etwa wegen hoher Umsätze oder bei Kapitalgesellschaften – muss eine Bilanz erstellen, was mit höherem Aufwand verbunden ist.

Steuerliche Fallstricke vermeiden

Selbstständige müssen bei ihrer Steuererklärung eine Vielzahl an Regeln und Fristen beachten. Schon kleine Fehler können zu Nachzahlungen, Verspätungszuschlägen oder sogar steuerlichen Nachteilen führen. In der Praxis schleichen sich bei der Steuererklärung häufig Fehler ein. Dazu zählen etwa:

• Nicht oder falsch angesetzte Betriebsausgaben
• Verspätete Abgabe der Steuererklärung
• Unklare Anwendung der Kleinunternehmerregelung
• Fehlende Nachweise und Belege

Ein weiterer häufiger Fehler: Private und betriebliche Ausgaben werden vermischt. Wer beispielsweise private Ausgaben über das Geschäftskonto laufen lässt oder dienstliche Fahrten nicht ordnungsgemäß dokumentiert, riskiert eine Ablehnung durch das Finanzamt.

Ebenso problematisch kann eine unklare oder unvollständige Gewinnermittlung sein. Gerade bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist es wichtig, alle Geschäftsvorfälle vollständig zu erfassen und korrekt zu verbuchen.

Ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin kann helfen, diese typischen Fallstricke zu vermeiden. Die steuerliche Lage wird individuell analysiert, alle absetzbaren Ausgaben erfasst und die Erklärung fristgerecht übermittelt.

Fazit

Wer als Selbstständiger oder Selbstständige die steuerlichen Möglichkeiten kennt und gezielt nutzt, kann spürbar Steuern sparen. Betriebsausgaben, Investitionen und bestimmte Sonderregelungen bieten enormes Potenzial zur Steueroptimierung. Dabei hilft es, frühzeitig die passende Strategie zu wählen – oder auf professionelle Unterstützung zurückzugreifen.