Fehlerfreie Lohnbuchhaltung: Die wichtigsten Schritte für die Abrechnung

Wer ein Unternehmen mit Mitarbeitenden führt, ist zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Die Lohnbuchhaltung ist ein komplexer Prozess, der viele unterschiedliche Aspekte und Tätigkeiten umfasst, zum Beispiel das Erstellen von Arbeitsverträgen und Kündigungen, die Arbeitszeiterfassung, das Dokumentieren von Zusatzleistungen und anderen Besonderheiten sowie die Pflege von Personalstammdaten. 

Dass im Bereich der Lohnbuchhaltung korrekt gearbeitet wird, ist sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende sehr wichtig. Einerseits stellen Unternehmen so sicher, dass sie ihre Pflichten erfüllen und keine rechtlichen Probleme riskieren. Andererseits sind Mitarbeitende auf eine korrekte Lohnabrechnung angewiesen, nicht zuletzt, um ihren Lebensunterhalt zu bestreiten. Unternehmen, die hier zuverlässig agieren, blicken in der Regel auf motivierte Mitarbeitende und genießen deren Vertrauen. 

Wir von der Steuerberatung Knaus kennen uns bestens mit Lohnbuchhaltung in Düsseldorf aus. Wir stehen Ihnen beratend zur Seite und unterstützen Sie bei einer fehlerfreien Lohnbuchhaltung mit Blick auf Optimierungsmöglichkeiten bezüglich der Steuerlast. Außerdem haben wir für Sie alles Wichtige rund um die einwandfreie Lohnbuchhaltung übersichtlich zusammengefasst.

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze

  • Eine fehlerfreie Lohnbuchhaltung ist für Unternehmen wichtig, um rechtliche Rahmenbedingungen zu erfüllen.
  • Die Lohnbuchhaltung ist für Mitarbeitende ein relevanter Punkt, in dem sie sich auf das Unternehmen, in dem sie arbeiten, verlassen können müssen. 
  • Eine gute Vorbereitung ist der Grundstein für eine fehlerfreie Lohnbuchhaltung und ein Profi auf diesem Gebiet bietet individuelle Unterstützung, die Unternehmen und Mitarbeitenden zugutekommt.

Vorbereitung der Lohnabrechnung

Damit die Lohnabrechnung fehlerfrei gelingt, ist eine gewissenhafte Vorbereitung die wichtigste Grundlage. In diesem Schritt werden alle lohnrelevanten Daten gesammelt, dokumentiert und überprüft. Dazu gehören unter anderem die Daten der Mitarbeitenden, erfasste Arbeitsstunden, aber auch Informationen zur Lohnsteuerklasse und Krankenversicherung.

Lohnarten und Arbeitszeiterfassung

Es gibt unterschiedliche Lohnarten, die je nach Arbeitsvertrag und Tätigkeit unterschiedlich berechnet werden. Neben den allgemein geläufigen Begriffen des Brutto- und Nettolohns werden hier auch Posten wie Fahrtgelder, Überstundenzuschläge, Einmalzahlungen oder Zuschläge für Nacht- oder Feiertagsarbeit erfasst. 

Die genaue Aufschlüsselung ist relevant, damit für Arbeitnehmende nachvollziehbar bleibt, wie ihr Lohn zustande kommt. Neben den Arbeitszeiten und den tatsächlich erbrachten Stunden, werden im Rahmen der Lohnbuchhaltung auch Urlaubstage, Krankheitstage und andere Faktoren, die die Arbeitszeit betreffen, dokumentiert. 

Überprüfung Daten Lohnabrechnung

Abzüge, Zusatzleistungen und Sonderfälle

Taschenrechner Hand

Ebenfalls wichtig für eine korrekte Lohnabrechnung ist das Berücksichtigen von Abzügen, wie Lohnsteuer, Sozial- und Rentenversicherungsbeiträgen oder Kirchensteuer. Aber auch Zusatzleistungen müssen bei der Lohnabrechnung erfasst werden. Hierzu gehören unter anderem Sachgutscheine, Kindergartenzuschüsse oder Gelegenheitsgeschenke zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen. Das gilt auch für Sonderfälle wie ein Sabbatical. 

Lohnabrechnung durchführen und Fehler vermeiden

Der Vorgang der Lohnabrechnung beginnt mit der Einstellung von Mitarbeitenden. Einmalige Aufgaben gehören hier ebenso dazu wie regelmäßige Schritte. Die Meldung an die Sozialversicherung muss erfolgen, aber auch das Anlegen der Lohnunterlagen für jeden einzelnen Mitarbeitenden. Hier sind beispielsweise Belege für die Krankenkassenzugehörigkeit notwendig sowie die oben genannten Daten rund um Arbeitsentgelt sowie Arbeits- und Abwesenheitszeiten. Ebenfalls relevant sind folgende Daten:

  • vierstelliger Beitragsgruppenschlüssel
  • genaue Bezeichnung der Tätigkeit
  • vollständige Daten der Angestellten 

Schließlich ist es die Aufgabe der Lohnbuchhaltung, alle Zahlungen fristgemäß an die entsprechenden Stellen zu tätigen. Das betrifft zum Beispiel die rechtzeitige Auszahlung des Lohns an die Mitarbeitenden und Zahlungen an das Finanzamt und die Krankenkasse. 

Lohnbuchhaltung im Unternehmen: Fazit

Die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens ist essentiell, um rechtliche Pflichten einzuhalten und für Mitarbeitende einen attraktiven Arbeitsplatz zu schaffen, auf den sie sich verlassen können. Tätigkeiten der Lohnbuchhaltung beginnen mit der Einstellung von Mitarbeitenden und enden erst, wenn diese das Unternehmen wieder verlassen. Dabei gibt es sowohl einmalige als auch regelmäßige Aufgaben.

Die Lohnbuchhaltung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, bei der möglichst keine Fehler passieren sollten. Eine sorgfältige Dokumentation ist die wichtigste Grundvoraussetzung. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, hat außerdem die Möglichkeit, mit einer externen Lohnbuchhaltung, wie uns von der Steuerberatung Knaus, zusammenzuarbeiten. 

Sie profitieren dann von fundiertem Fachwissen rund um das Thema Lohnbuchhaltung und einer spezifischen Beratung, die sich exakt auf die Gegebenheiten Ihres Unternehmens bezieht und dementsprechend Fehler vermeidet. 

Vertrauen entsteht im persönlichen Austausch

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